Gestion des personnes et de l’organisation

Les réunions ordinaires peuvent présenter leur lot de difficultés pour les professionnels et les parents. En effet, il peut être difficile de convenir d’une date en raison de la capacité limitée du personnel à pouvoir participer aux réunions de transition à cause de leur emploi du temps et des ressources humaines, sans oublier le travail, les déplacements et les raisons personnelles (finances, temps, garde d’enfant) qui empêchent également les parents de pouvoir y participer.

Solutions recommandées par l’Équipe consultative provinciale


• Prévoir les réunions de façon créative et demander à tous les membres de l’équipe leurs disponibilités et leurs préférences dès le départ. Demander à l’administration de prévoir une demi-journée ou plus pour les réunions de l’équipe de transition afin que tout le personnel puisse y participer. Étudier la possibilité d’offrir un congé professionnel ou un remplacement au besoin.

• Prévoir toutes les réunions de l’équipe de transition aussitôt que possible pour permettre aux parents et aux membres de l’équipe de transition de la mettre à leur calendrier et de prendre les dispositions nécessaires bien avant les réunions à venir.

• Prévoir les réunions de l’équipe de transition au meilleur endroit possible. Celui-ci doit être accessible à tous et convenir à tous les membres de l’équipe de transition. Il est possible que l’école ne soit pas toujours le meilleur endroit, selon les circonstances.

• Choisir un responsable dans l’équipe de transition qui pourra participer à toutes les réunions et animer les discussions. Ce responsable devra être capable de bien communiquer avec tous les membres de l’équipe de transition, y compris les parents/les tuteurs ou le représentant de la famille.

• Offrir, avec le consentement des parents, des réunions dans différents formats. Offrir aux parents la possibilité d’assister aux réunions par téléconférence, leur faire parvenir le procès-verbal après chaque réunion ou encore leur donner la possibilité d’envoyer un représentant de leur famille aux réunions. Remettre les documents nécessaires au représentant de la famille qui assiste aux réunions à la place des parents (agir de façon cohérente avec le représentant de la famille).

• Placer les réunions à la suite d’autres réunions ou les combiner, comme les réunions du Comité d’identification, de placement et de révision (CIPR) axées sur le même enfant. Cette façon de faire a l’avantage d’éviter que les membres de l’équipe de transition et les parents soient submergés par la quantité de réunions.

• Rendre les réunions plus efficaces : en assignant des travaux de préparation aux différents membres de l’équipe, au besoin; en établissant le but de la réunion ou de l’ordre du jour de concert avec les participants; en veillant à ce que les participants aient tous les renseignements nécessaires pour participer à des discussions éclairées, et en établissant des normes de réunions ou d’animation.